Escribe instrucciones útiles para las notas de la llamada

Qué hace esto

Escribe instrucciones que ayuden a Call-E a conservar los detalles que necesitas después de una llamada, con secciones claras y próximos pasos útiles.

Antes de empezar

Necesitas acceso de Owner o Admin para editar un tipo de llamada. Abre Tipos de llamada, elige el que quieras editar y usa Instrucciones de notas de llamada.

Las notas recogen lo que ocurrió en la llamada actual. Usa las instrucciones de evaluación de llamada para evaluar cómo la condujiste.

Pasos

1. Describe la clase de llamada

Incluye tu metodología y el propósito de este tipo de llamada en Antecedentes, que también aporta contexto a la guía y a la evaluación de llamada. Deja las indicaciones sobre el contenido de las notas en Instrucciones de notas de llamada.

Para un seguimiento semanal de coaching, podrías escribir en Antecedentes: "Estas llamadas revisan el progreso hacia la meta elegida por el cliente, exploran obstáculos y acuerdan un plan manejable para la próxima semana."

Escribe instrucciones que sirvan para todas las citas de este tipo. Evita incluir las circunstancias o los compromisos de un cliente específico en estas instrucciones compartidas.

2. Indica qué información quieres conservar

Elige unos pocos títulos de sección útiles y explica qué corresponde a cada uno. Call-E organiza las notas con tus categorías principales; las preguntas que incluyas debajo orientan qué recoger, en lugar de convertirse en un formulario que deba completarse pregunta por pregunta.

Estos ejemplos son puntos de partida, no reglas que debas copiar:

Demasiado vago o engañoso	Instrucciones más útiles
"Escribe notas detalladas."	"Usa Progreso, Obstáculos y Acciones acordadas. Conserva los ejemplos y las cifras concretas que se mencionen en cada sección."
"Registra todas las tareas."	"Para cada acción acordada, recoge qué se hará, quién aceptó hacerlo y los plazos mencionados. Distingue las sugerencias de los acuerdos."
"Completa todas las secciones, aunque tengas que deducir la respuesta."	"Incluye solo información respaldada por esta llamada. Omite los temas que no se hablaron y no inventes detalles faltantes."

Las notas usan la transcripción actual y el contexto de la llamada para aclararla. No recurren a la memoria del cliente, notas anteriores ni historial del CRM para llenar vacíos.

3. Pide detalles fáciles de leer

Pide viñetas cortas con un punto relevante en cada una. Especifica los detalles que importan, como una fecha límite, un precio mencionado o la razón del cliente para cambiar un plan.

"Sé breve" puede eliminar información que necesitas. "Usa viñetas cortas, pero conserva las acciones y los plazos acordados" da una orientación más clara. Call-E ya mantiene breve el resumen inicial; usa las secciones para los detalles.

Por ejemplo, imagina que Alex, un cliente ficticio, acuerda caminar después del almuerzo los martes y jueves a partir de la próxima semana:

• Demasiado vago: "Alex hará más ejercicio."
• Útil: "Alex acordó caminar después del almuerzo los martes y jueves a partir de la próxima semana."

Si el coach solo sugirió esas caminatas, las notas deben describir una sugerencia, no un acuerdo.

4. Adapta este ejemplo inicial

Este ejemplo corresponde a un seguimiento semanal de coaching. Cambia los títulos y las prioridades según tus llamadas.

Escribe notas basadas en los hechos de esta llamada con estas secciones:

Progreso: Recoge los cambios que reportó el cliente, con ejemplos o cifras concretas cuando se hayan mencionado.

Obstáculos: Recoge las dificultades que se hablaron y la explicación del cliente sobre qué las hizo difíciles.

Acciones acordadas: Recoge lo que cada persona aceptó hacer y los plazos mencionados. Distingue las sugerencias de los compromisos. Si se acordó una acción sin fijar un plazo, indica que no se acordó cuándo realizarla.

Usa viñetas cortas. Conserva los detalles importantes sin repetirlos entre secciones. Omite temas sin información útil en la llamada. No inventes hechos, compromisos ni citas, y no califiques el desempeño del coach.

5. Revisa los resultados en distintas llamadas

Guarda los cambios y revisa las próximas notas generadas para este tipo de llamada. Para una cita existente, regenera las notas cuando esa opción esté disponible.

Prueba con una llamada típica y otra en la que se haya acordado poco. Comprueba que las notas conserven los hechos importantes, distingan las sugerencias de los compromisos y eviten llenar vacíos con suposiciones. Cambia una instrucción a la vez para identificar qué ayudó.

Después de terminar

Las instrucciones guardadas se aplican a futuras generaciones. Las notas existentes conservan su contenido hasta que se regeneran. Cuando un detalle importe, compara las notas generadas por IA con la transcripción; unas instrucciones más claras no garantizan que todos los resultados sean correctos.

Si algo sale mal

• Las notas son genéricas. Especifica los detalles que quieres conservar en lugar de añadir palabras como "exhaustivas" o "perspicaces".
• Las notas se repiten. Asigna un propósito distinto a cada sección y pide que cada hecho aparezca una sola vez, donde corresponda mejor.
• Se inventó una acción o se atribuyó a la persona equivocada. Revisa primero la transcripción y la identificación de quién habló. Las instrucciones no pueden recuperar palabras que faltan en la grabación.
• No ves tus cambios. Confirma que la cita use el tipo de llamada que editaste y que las notas se hayan generado después del cambio.

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